Cómo crear una solución automatizada con Power Automate

Cómo crear una solución automatizada con Power Automate

Qué es Power Automate?

Power Automate sirve para que los sistemas informáticos se encarguen de las tareas repetitivas. Power Automate permite a cualquiera con conocimientos del proceso empresarial crear flujos repetibles que, cuando se desencadenan, pasan a la acción y realizan el proceso.

Escenarios y capacidades comunes de Power Automate:

  • Automatización de tareas repetitivas, como trasladar datos de un sistema a otro.
  • Orientación de un usuario a lo largo de un proceso para que pueda completar las distintas fases.
  • Conexión a orígenes de datos externos a través de uno de los cientos de conectores o directamente a través de una API.
  • Automatización de procesos basados en escritorio con capacidades de automatización de procesos robóticos (RPA).

Conectores

Al crear una aplicación, el acceso a sus datos es muy importante. Power Automate le ofrece opciones; a través de más de 275 conectores, puede conectarse fácilmente a datos y servicios en la web e incluso en el ambiente local. Entre los orígenes de datos habituales se incluyen los siguientes:

  • Microsoft Dataverse
  • Salesforce
  • Dynamics 365
  • Google Drive
  • Office 365

Tipos de flujos

Power Automate funciona creando flujos, de los cuales hay tres tipos:

  • Flujos controlados por eventos: son flujos que se compilan con un desencadenador y una o varias acciones consecuentes. Hay multitud de desencadenadores y acciones disponibles, gracias a los conectores existentes. Los verá como Mis flujos y Flujos del equipo en Power Automate. La única diferencia entre un flujo de Mi flujo y un Flujo de equipo es la propiedad. Con un flujo de Mi flujo, usted es el único propietario, mientras que un Flujo de equipo tiene más de un propietario.
  • Flujos de procesos de negocio: estos flujos se crean para aumentar la experiencia al usar aplicaciones basadas en modelos y Microsoft Dataverse. Puede usarlos para crear una experiencia guiada en sus aplicaciones basadas en modelos.
  • Flujos de escritorio: estos flujos de automatización de procesos robóticos (RPA) le permiten grabarse realizando acciones en su escritorio o en un navegador web. A continuación, podrá desencadenar un flujo que realice ese proceso por usted. También puede transmitir datos u obtener datos del proceso, lo que le permitirá automatizar incluso los procesos empresariales «manuales».

Paso Nro. 1: Iniciamos sesión o seleccionamos nuestra prueba gratuita de 30 dias.

Portal de Power Automate: https://powerautomate.microsoft.com/es-es/

Paso Nro. 2: Nos encontramos en la pantalla principal. En el cuadro verde de lado izquierdo podemos encontrar todas las secciones disponibles tales como nuestros flujos ya creados, plantillas, conectarnos con mas de los 275 conectores disponles, etc.

En el centro nos previsualiza las plantillas disponibles para usar. Marcadas de color rojo.

Paso Nro. 3: Nos dirigimos a la sección de + Crear >> Flujo de nube automatizado.

Paso Nro. 4: Agregamos un nombre a nuestro nuevo flujo automatizado. Posteriormente, agregamos un desencadenador, el cual será Microsoft Forms. En ese sentido, seleccionamos el siguiente desencadenador (Cuando se envía una respuesta nueva).

Paso Nro. 5: Se abrira una nueva ventana. Donde esta nuestro lienzo de trabajo. Elegimos en cual formulario queremos trabajar.

En la imagen podemos visualizar todos nuestros formularios disponibles.

Posteriormente le damos clic en + nuevo paso.

Paso Nro. 6: Agregamos una nueva tarjeta, seguimos dentro del entorno de Microsoft Forms (Obtener detalles de la respuesta) con esta accion vamos a poder obtener todas las respuestas del usuario.

>> Id. de formulario: Volvemos a agregar el nombre del formulario que hemos seleccionado previamente.

>> Id de respuesta: Agregamos el contenido dinámico en este caso el Id. de respuesta que nos muestra como defecto.

Paso Nro. 7: Agregamos un nuevo paso. Posteriormente buscamos el conector de Office 365 Outlook.

Paso Nro. 8: Una vez seleccionado Office 365 Outlook, pasamos a seleccionar la acción de Enviar correo electrónico (V2)

Paso Nro. 9: En esta tarjeta agregamos el destinatario del nuevo correo que enviaremos cuando se ejecute una nueva acción en le formulario. Es decir, nos dirigimos al icono de flechas de doble sentido >> Ver mas >> Seleccionamos el campo de correo electronico.

Nota: Previamente en el formulario que creamos en MS Forms. Debe existir el campo de correo electrónico.

Paso Nro. 10: Agregamos el asusto del correo electrónico.

Finalmente, añadimos el contenido del correo electrónico. A su vez también podemos añadir campos del formulario dentro del cuerpo del correo para personalizarlo mas.

Paso Nro. 11: Pasamos a guardar el nuevo flujo. Estas herramientas se encuentran disponibles en la parte superior derecha. Una vez guardado, pasamos a probar el flujo.

Paso Nro. 12: En este caso tenemos 2 triggers. Uno es manualmente o automáticamente. Por temas de demos, seleccionaremos manualmente.

Paso Nro. 13: Nos dirigimos al formulario y rellenamos con los datos requeridos.

Paso Nro. 14: Volvemos al portal de Power Automate y verificamos que el flujo se ejecuto correctamente.

Paso Nro. 15: Verificamos el correo electrónico.

Finalmente vemos que se envió el correo electrónico correctamente.

Gracias por su atención! Deje un comentario a continuación por si tienes alguna duda o consulta.

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BY: CARLA VANESA MAMANI CHAVEZ

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